Evenemangshandboken

Hitta rätt plats och arena för ditt evenemang

Nästa steg är att bestämma plats för ditt evenemang. Även här kan Destination Jönköping hjälpa till genom att tipsa om lämpliga arenor, både utom- och inomhus. Gäller det evenemang som ska vara utomhus kan du försäkra dig om att platsen är tillgänglig på önskat datum samt preliminärboka genom att kontakta Jönköpings kommun.Tänk på att det även för utomhusevenemang kan kosta att hyra mark.

Kontakt:
Jönköpings kommun Tekniska kontoret
Anders Hult | 036-105106

Här hittar du information om kommunal mark och taxor.

Kontakt:
Inom- och utomhusarenor
kff-bokning@jonkoping.se

Här hittar du kommunkartan där du kan se vilka scener och arenor som finns i kommunen.

Sök tillstånd

Nästa steg är att söka tillstånd för evenemanget. För större evenemang krävs nästan alltid polistillstånd och det måste sökas senast sex månader innan evenemanget. Det vanligaste är att ett tillstånd för ”Offentlig tillställning” behövs.

Att ansöka om polistillstånd kostar i dagsläget från 870 kronor för en offentlig tillställning och 320 kr för allmän sammankomst. Du ansöker om tillståndet på polisens hemsida här.

Det finns många olika typer av tillstånd men de tre vanligaste är:

Tillstånd för offentlig tillställning
Du behöver tillstånd för att anordna en offentlig tillställning som till exempel en marknad, stadsfest eller mässa. För att en tillställning ska räknas som offentlig krävs att den anordnas för allmänheten eller att allmänheten har tillträde till den. Exempel på offentliga tillställningar: Idrottsevenemang, festival, stadsfest.

Tillstånd för allmän sammankomst
Du behöver tillstånd för att samla människor till en allmän sammankomst, som en demonstration eller en konsert. För att en sammankomst ska räknas som allmän krävs att den anordnas för allmänheten eller att allmänheten har tillträde till den. Exempel på allmänna sammankomster: Konserter, musikevenemang, teater.

Anmälan om idrottsevenemang
Arenor räknas vanligtvis inte som offentlig plats. Vid idrottsarrangemang på arenor ska du istället göra en avgiftsfri anmälan till polisen. Använd blanketten ”Anmälan om idrottsevenemang ” på Polisens hemsida. När ansökan är ifylld och inskickad går den ut till flera olika förvaltningar inom kommunen där man bland annat undersöker om evenemanget får några konsekvenser för till exempel trafik, tillgänglighet, säkerhet eller annat. Ansökan skickas även till räddningstjänst och lokalpolis som får ge sitt yttrande. Det kan hända att du under den här processen kommer behöva komplettera din ansökan och räkna med att det oftast tar minst två veckor att få svar på ansökan.

För frågor kring tillstånd, om det krävs och vilket slags tillstånd du ska ansöka om kan du kontakta Polisens tillståndsenhet.

Kontaktperson:
Aldina Hocanin, aldina.hocanin@polisen.se 010-56 67 544 eller tillstand.jonkoping@polisen.se

Övriga tillstånd
Ibland behövs även andra tillstånd, t e x serveringstillstånd, bygglov. Läs mer på Tillstånd, regler och tillsyn - Jönköpings kommun

Tillstånd från länstyrelsen
I vissa fall behöver man även söka tillstånd från Länsstyrelsen för att få genomföra evenemanget. Den ansökan måste skickas in senast fyra månader i förväg. Ska du arrangera en tävling eller uppvisning med fordon på väg? Då behöver du först ansöka om tillstånd hos Länsstyrelsen. Tillståndet krävs främst när det handlar om tävlingar med fordon (till exempel cykel) på väg och kostar i dagsläget 2900 kronor. Länsstyrelsen skickar vidare din ansökan på remiss till flera olika instanser som till exempel Trafikverket, förvaltningar inom kommunen, Polisen, Länstrafiken med flera.

Handlar det om ett evenemang på vatten kan Länsstyrelsen avlysa sjön eller vattendraget för annan trafik under evenemanget. Det ska i så fall meddelas Länsstyrelsen senast tre månader före evenemanget (ingen extra kostnad). Ta en kontakt med Länsstyrelsen om detta.

Kontaktperson: Petter Agurén, petter.aguren@lansstyrelsen.se, 010-22 36 494

Tips! För att underlätta i arbetet med att skriva en korrekt tillståndsansökan och få den godkänd är det generellt alltid bra att föra en dialog med länstrafiken, kommunens tekniska förvaltning och stadsbyggnadskontoret. Samma sak gäller för polisen och länsstyrelsen.

Praktiskt kring ditt evenemang

El, vatten och sophantering
Många evenemang, speciellt evenemang utomhus kräver el, sophantering och ibland även tillgång till vatten. Här kan Destination Jönköping hjälpa dig med kontaktuppgifter till de som ansvarar för detta på kommunen. Tänk på att detta kan medföra vissa kostnader för dig som arrangör.

Toaletter
Vid större evenemang krävs ofta inhyrda toaletter. Det finns flera företag som hyr ut toaletter i olika utföranden och varianter. Även här kan du vända dig till Destination Jönköping som kan förmedla kontakter till dessa företag. Tänk på att även detta kan medföra vissa kostnader för dig som arrangör.

Informera allmänheten
I de fall då evenemanget påverkar vägar, gator och människors dagliga verksamheter behöver du som arrangör meddela de som berörs om vad som gäller kring ditt evenemang. Tänk på att vara tydlig med datum, tider och vad som gäller. Här kan det medföra vissa kostnader för dig som arrangör om det till exempel krävs tryck i form av informationsblad samt distribuering av dessa.

Boende och transport
Hur ska deltagare och eventuellt domare bo? Jönköpings kommun är en hotelltät kommun. Mäss- mötes- och evenemangstaden efterfrågar ofta bäddar och ofta många bäddar vid ett och samma tillfälle. I kommunen finns ca 2500 rum och 5000 bäddar. Förutom de många hotellen så finns ett stort utbud av vandrarhem, camping, stugor etc. Dessutom hyr kommunen ut skolor för att använda som hårt underlag vid evenemang. Många av våra boendeanläggningar har någon typ av hållbarhetscertifiering vilket efterfrågas av många arrangörer.

Destination Jönköping har bra kontakt med hotell och övriga boendeanläggningar och kan hjälpa dig med kontaktuppgifter.

Se gärna över boenden i närheten av arenan för att hålla nere antalet transporter. Fundera också över hur publiken ska ta sig till evenemanget? Här kan det vara bra att föra en dialog med Länstrafiken (JLT).

Möjlighet att låna och hyra utrustning Om evenemanget är kopplat till idrott eller kultur kan det vara en bra idé att föra dialog med kommunens kultur- och fritidsförvaltning. De kan i vissa fall hjälpa till med att låna eller hyra ut viss utrustning och material till evenemanget så som till exempel scenvagn, stängsel, kravallstaket och möbler.

Kontakt:
Martin Funck (idrott & fritid)
Eva-Karin Dahlgren (kultur)

Marknadsföring
Destination Jönköping marknadsför flera av de stora evenemanget i våra kanaler. Du kan själv, utan kostnad, lägga in ditt evenemang på vår sida jkpg.com som samlar aktuella evenemang i staden. Fyll i formuläret som du hittar här.

Bilder, filmer och texter kopplat till Jönköping hittar du i den toolbox du hittar på thisisjkpg.com. Använd gärna detta material i er marknadsföring av evenemanget.

Tips! För att öka räckvidden, glöm inte att be samarbetspartners och eventuella sponsorer att dela och sprida evenemanget i sina kanaler.

Hållbart evenemang

Att jobba för hållbarhet är avgörande och något som gör evenemanget ännu mer attraktivt. För att uppnå mer hållbara evenemang är det avgörande att sätta tydliga hållbarhetsmål som utvärderas efteråt. Det finns möjlighet att få hjälp med en miljöcertifiering, kontakta oss på Destination Jönköping för vidare förmedling. Att utse någon i er organisation som ansvarar hållbarhetsfrågorna ökar effektiviteten. Samtidigt är det viktigt att hållbarheten genomsyrar hela organisationen. Genom ert hållbarhetsarbete kan ni få era besökare och deltagare att välja alternativ som är hållbara, hälsosamma och klimatsmarta, både under evenemanget men också efteråt.

Riksidrottsförbundet om Hållbara idrottsevenemang

Kontakt RF-SISU Småland smaland@rfsisu.se

Ekonomi och finansiering

Det finns ofta möjlighet att ansöka om medel från olika fonder och stiftelser till ert evenemang. Utbudet är stort och det är viktigt att vara uppmärksam på de specifika kriterier som gäller för varje enskild fond och stiftelse.

Exempel nationellt kan vara Postkodstiftelsen och Riksidrottsförbundet. Lokalt finns det exempelvis Jubileumsfonden. Region Jönköpings län har också ett evenemangsstöd som arrangörer kan söka, kika på Region Jönköpings läns sida för evenemangsstöd för mer information.

Jönköpings kommuns information om donationer, stiftelser och fonder.

Evenemangseffekter

Evenemangslegacy handlar om att analysera de långsiktiga effekterna av ett evenemang. Vilka olika typer av effekter skapas av evenemanget och hur kan ni maximera de positiva och minimera de negativa effekterna av ert evenemang? Man utgår ifrån sju kapital, dvs olika typer av effekter; finansiellt, fysiskt, politiskt, natur, human, kulturellt och socialt kapital. Börja gärna tidigt i er planering av evenemanget att titta på legacy, det ger ofta en tydligare bild både för arrangör och övriga intressenter (t ex politiker, föreningar, sponsorer etc) vad ert evenemang faktiskt skapar för långsiktiga effekter. Ta hjälp av denna sida från RF i ert legacyarbete.

Säkerhet - riskanalys

Säkerheten är alltid viktig och ju större evenemang ju fler aspekter som bör vägas in. Vi rekommenderar alltid att ni som arrangör ser över riskerna som finns i ert evenemang. Ett sätt att göra det är att använda en modell för riskanalys. Läs mer om säkerhet och riskanalys i Säkerhetsguiden för evenemang från MSB, den hittar ni här. I denna guide finns en mall för riskanalys. Här finns även en hel del annat som kan vara bra som hur man dokumenterar tillbud och incidenter. Kika gärna på denna guide inför planering och genomförande av evenemanget.

Ta gärna en kontakt med Räddningstjänsten för att föra en dialog om säkerheten och eventuella risker i ert evenemang. Kontaktuppgifter till Räddningstjänsten hittar ni i slutet på handboken.

Dialog med Jönköping City
Om ditt evenemang arrangeras i anslutning till butiker och restauranger i stadskärnan kan du kontakta Jönköping City för eventuellt samarbete.

Kontakt:
info@jonkopingcity.com

Dialog med RF-SISU Småland
Via RF-SISU kan du få hjälp med stöd inför evenemanget, utbildning av volontärer, utveckling av evenemanget med mera. Här kan både föreningar och förbund få stöd.

Kontakt:
smaland@rfsisu.se

Möjlighet till arrangörsbidrag
I vissa fall kan du som arrangör få möjlighet till att erhålla ekonomiskt bidrag för att genomföra evenemanget, ett så kallat arrangörsbidrag. Både Destination Jönköping och kommunens kultur- och fritidsförvaltning har kriterier som används för att se om ett evenemang kan få ekonomiskt bidrag. Kontakta Destination Jönköping eller Jönköpings kommuns kultur och fritidsförvaltning för att se vilka möjligheter som finns.

Försäkring
Vi uppmanar våra arrangörer att se över sina försäkringar inför ett evenemang. Vanligen behövs en ansvarsförsäkring, en sådan kan träda in om det blir fråga om skadestånd i samband med evenemanget. Stäm av med ert försäkringsbolag vad ni redan har i dagsläget och vad som skulle vara lämpligt för ert evenemang.

Mål och visionsarbete
Fundera gärna över nästa steg, kanske är ditt evenemang startskottet på vägen mot något större framöver! Ert mål- och visionsarbete är kopplat till vilket ekonomiskt stöd ni skulle kunna få från Destination Jönköping och Jönköpings kommuns kultur- och fritidsförvaltning.

Tillgänglighet, jämställdhet och mervärde
Se till att alla kan ha glädje av ditt evenemang, att alla får möjlighet att delta och uppleva det. Det kan handla om jämställdhet, lika förutsättningar, lika mycket prispengar oavsett kön, etcetera. Fundera också på hur du kan skapa intresse för evenemanget för allmänheten. Här skulle man till exempel kunna erbjuda prova-på-aktiviteter.

Volontärer/Funktionär För att ett evenemang ska kunna genomföras på ett smidigt och säkert sätt krävs ofta volontärer både i planeringsarbetet och i genomförandet. Det är en process som behöver startas tidigt och det är viktigt att ta hand om och lyfta volontärerna. Ta kontakt med Destination Jönköping och Jönköpings kommuns kultur- och fritidsförvaltning om du vill ha tips.

Utvärdering
En utvärdering är alltid viktig för att summera evenemnaget. Ett krav om ni fått ekonomiskt stöd av Destination Jönköping eller kultur- och fritidsförvaltningen är att ni efter avslutat evenemang ska genomföra en utvärdering. Här är det läge för att fundera över hur evenemanget kan bli ännu bättre nästa gång. Några exempel på frågor när ni utvärderar ert evenemang:

Vilka var framgångsfaktorerna?
Hur ser framtiden ut och vart vill ni?
Vad gav evenemanget tillbaka till kommunen?
Vilka är de kort- och långsiktiga effekterna?
Hur såg ert hållbarhetsarbete ut och hur kan det utvecklas?

Mer information Riksidrottsförbundets verktyg för arrangörer

Checklista

• Lämpliga datum för evenemanget
• Hitta rätt plats och arena för ditt evenemang
• Sök tillstånd hos Polisen
• Sök tillstånd hos Länsstyrelsen
• El, vatten och sophantering
• Toaletter
• Informera allmänheten
• Möjlighet att låna och hyra utrustning
• Marknadsföring
• Boende och transport
• Dialog med Jönköping City
• Dialog med RF-SISU Småland
• Möjlighet till arrangörsbidrag
• Hållbarhetsfaktorer
• Mål och visionsarbete
• Tillgänglighet, jämställdhet och mervärde
• Volontärer
• Utvärdering

Kontaktlista

Destination Jönköping
Daniel Tidstrand | 073- 039 34 41 daniel.tidstrand@destinationjonkoping.se
Helena Lindgren | 072- 574 94 03 helena.lindgren@destinationjonkoping.se

Jönköpings kommuns kultur- och fritidsförvaltning
Martin Funck (idrott/fritid) | 036-10 69 22 martin.funck@jonkoping.se
Eva-Karin Dahlgren (kultur) | 036-10 66 93
eva-karin.anden-dahlgren@jonkoping.se

Jönköpings kommun Tekniska kontoret
Anders Hult | 036-10 51 06 | anders.hult@jonkoping.se

Jönköpings kommun Stadsbyggnadskontoret
Mats Ruderfors | 036-10 59 11 | mats.ruderfors@jonkoping.se

Polisens tillståndsenhet
tillstand.jonkoping@polisen.se
Aldina Hocanin | aldina.hocanin@polisen.se

Länsstyrelsen Jönköpings län
Petter Agurén | petter.aguren@lansstyrelsen.se

Jönköping City
info@jonkopingcity.com

RF-SISU Småland
smaland@rfsisu.se

Räddningstjänsten
Carina Västerek | 036-10 20 80 | carina.vasterek@jonkoping.se

Jönköpings länstrafik, JLT
David Lundberg| 010-24 155 19 | david.lundberg@jlt.se