Tips och råd inför ert möte

De viktigaste frågorna att inleda planeringen med är att bestämma vad som är syftet med ert möte.

Syftet svarar på varför mötet ska genomföras samt vad ni vill uppnå för olika mål med mötet. Vad vill ni förmedla för känsla till deltagarna?

Mål är det önskade resultatet av mötet, vad ni ska åstadkomma tillsammans under mötet. Tänk igenom vad ni vill uppnå och planera hur ni ska förverkliga det efteråt.

Tillsätt tidigt en bra mix av personer med bra bakgrund och kompetens till en projektgrupp, så du inte riskerar att vara ensam. Säkerställ förväntningar och roller inom gruppen.

Samverkan och samarbete
Se över möjliga samarbetspartners i samband med planering av mötet, för att få ut bästa möjliga effekt.

Det första ni behöver göra är att hitta lämpliga datum för mötet. Här kan vi hjälpa er att säkerställa ledig kapacitet i staden. Vi har kontakt med hotellen, mötesanläggningar och andra aktörer som kan ge besked när det finns plats för ert möte i kalendern så det inte krockar med andra stora arrangemang.

Vi rekommenderar att anlita en kongressbyrå (PCO) under planeringen som kan hjälpa till med projektledning, deltagaradministration, abstrakts, ekonomisk hantering av mötet och mycket mer. Vi ger er gärna förslag på erfarna kongressbyråer som genomfört många möten och kongresser i staden.

Oavsett vilken mötesform som passar just ert möte bäst, har Jönköping som mötesstad kompetensen och verktygen för att mötet ska bli så kvalitativt och givande som möjligt. Det är viktigt att i ett tidigt skede fundera över vilken mötesform som passar just ert möte

Fysiska möten
Jönköping har alla förutsättningar som stad att genomföra ett fysiskt möte. Det geografiska läget är svårslaget, erfarenheten av att arrangera mässor, möten och evenemang är gedigen och vi har flera olika alternativ när det kommer till lokaler.

Hybrida möten
Ett hybridmöte innebär kombinerat fysiskt deltagande med virtuella komponenter som gör att deltagare även kan delta på distans.

Viktigt att tänka på är att ett hybridmöte designas för en fysisk ”på-plats-publik” och en digital ”distans-publik”. Det handlar om att skapa samma upplevelser och möjligheter att interagera för alla deltagare. Precis som vid helt digitala möten kräver hybrida möten mycket kunskap om uppbyggnad av program, talarträning och fokus på integration för deltagarna. Vi har flera
professionella och erfarna samarbetspartners som vi gärna rekommenderar.

Vi i Jönköping insåg tidigt i omställningen av mötesbranschen att vi kan vara en ledande möteshubb i Sverige med tanke på vårt mycket fördelaktiga geografiska läge. Kompletterat med vårt stora utbud av mötesanläggningar som snabbt anpassat sig efter den senaste digitala tekniken, har vi alla förutsättningar för att genomföra hybrida möten och bli en möteshubb i landet tillsammans med andra mötesstäder som vi har ett nära samarbete med.

Digitala möten
Det digitala mötet kräver ett digitalt utrymme samt en infrastruktur som fungerar för det unika mötestillfället. Deltagarna ansluter sig via den digitala plattformen, vilket möjliggör för digital närvaro och deltagande på distans i helgrupp och mindre grupprum. Det är viktigt att arbeta med mötesprogrammet inför det digitala mötet för att bibehålla åhörarnas intresse framför skärmen, arbeta med interaktiva hjälpmedel för deltagarna samt talarträning framför kameran för de som ska leda mötet. Alla dessa viktiga komponenter krävs för att genomföra lyckade digitala möten och där har vi på Destination Jönköping flera duktiga samarbetspartners som kan vägleda er och skräddarsy upplägget efter era mötesbehov.

Nästa steg är att bestämma plats för ert möte beroende på syfte, mötesform, antal deltagare etc. Även här kan vi hjälpa till genom att tipsa om lämpliga lokaler för ert möte, middag, övernattning med mera.

Jönköping har ett stort utbud av möteslokaler för alla typer av möten, allt från det lilla personliga styrelsemötet till stora kongresser med behov av utställningsytor. Vi ordnar även visningar av lokaler, vilket vi rekommenderar att ni gör innan bokning.

Boka även upp hotell i god tid innan, vid större möten kan vi hjälpa till att göra hotellblock i staden.

Vi kan tipsa om vår Venue Finder där ni kan söka lokal och få tips efter era specifika önskemål.

Vad gäller möblering i lokalen finns det många valmöjligheter. Det är viktigt att välja rätt typ av sittning beroende på syftet med mötet och antal deltagare.

Teknik
Stäm av behov av teknik för samtliga talare, var ute i god tid och testa det tillsammans med tekniker på plats innan mötets start. Ingår det inte tekniker rekommenderar vi oftast att boka på detta i uppstart för att säkerställa att allt fungerar samt att det ger en trygghet för de medverkande på scen. Det är extra viktigt att planera kring teknik om det är ett hybridmöte och föreläsaren är med på länk så alla hör och ser bra samt att de som deltar på länk känner sig inkluderade i mötet.

Vi har många bilder och filmer över staden som ni gärna får ta del av och använda i er marknadsföring innan, under och efter ert möte. Ni hittar alla bilder i vår mediabank Länk till annan webbplats..

Vi tillhandahåller gärna informationsmaterial om staden, till exempel hur man enklast reser hit, aktiviteter, utflyktsmål om ni önskar lägga denna information på er mötessida.

Ett tips är att avsätta mycket tid för att planera ett riktigt bra program med mycket variation och luft i programmet mellan föreläsning, interaktion, indelning i mindre grupper som några exempel. Om det planeras för en gemensam aktivitet så måste det finnas utrymme för ev ombyte, förflyttning och så vidare. Boka in pauser och gärna tid för mejl/telefonpaus för deltagarna om mötet pågår under en längre tid.

Talare och moderator
Boka in ev. talare eller moderatorer i god tid innan ert möte. Kontakta gärna oss för inspiration och tips.

Transporter
Planera in den tid det tar att boka transporter till Jönköping samt ev. transporter med kollektivtrafik inom staden, även om du når det mesta inom promenad - och cykelavstånd. För kollektivtrafik inom staden se mer på Jönköpings Länstrafiks hemsida Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.. Tveka inte att kontakta oss vid frågor.

Aktivitet
En aktivitet är ofta uppskattat och viktig att avsätta tid för i samband med ett möte då det leder till gemenskap och nätverkande under sociala former. I Jönköping finns det ett stort utbud av aktiviteter, både inomhus och utomhus. Återkom med era önskemål så presenterar vi gärna förslag på vilka aktiviteter som finns.

Middag och underhållning
När ni planerar en middag tänk igenom upplägget om ni önskar sittande bankettmiddag eller mingelmiddag. Jönköping erbjuder flera passande lokaler för middagsarrangemang beroende på syfte, budget, antal deltagare, upplägg etc. Fundera även på om ni önskar något specifikt tema för kvällen samt menyval (ex lokalproducerat, vegetariskt etc.). Kom ihåg att säkerställa eventuella allergier och specialkost och meddela detta i god tid till mötesanläggningen.

Fundera även om ni önskar någon form av underhållning i samband med middagen så detta bokas upp god tid vad gäller artist, scen, teknik och budget.

Efter pandemin har betydelsen av avbokningsregler blivit allt viktigare. Säkerställ vad som gäller med om-och avbokning vid ett tidigt skede när bokningsbekräftelse skickas.

Tips! Lägg in sista datum när ev. avbokning måste ske i din kalender om du hanterar all deltagaradministration själv och inte tar hjälp av en kongressbyrå.

Det är viktigt att vara tydlig med riktlinjerna för ekonomin tidigt, både mot deltagarna i anmälan samt mot mötesanläggningarna vad som gäller för just ert möte. Hur ska debitering ske? Ska allt faktureras? Ska deltagarna betala någon del av konferensen själva? Ska alkoholhaltiga drycker gå på slutfakturan eller betalas separat av varje deltagare?

Man lägger ofta mycket tid på uppstartsmöten, planering och genomförandet av mötet. Efter mötet är det viktigt att inte glömma utvärdering. Följ upp mötet med en utvärderingsenkät till deltagare för att säkerställa om målen har uppnåtts, vad som var bra respektive mindre bra och vad som kan utvecklas. Det är mycket viktig information att ta del av som arrangör för mötet och ger möjlighet till förbättringar inför kommande möten.

I Jönköping är hållbarhet ett viktigt fokus. Vår ambition är att uppnå så hållbara möten som möjligt i staden, vi finns därför alltid nära till hands och kan guida er med konkreta tips och råd på hur ni kan tänka mer hållbart inför ert möte som arrangör.

Omställningen till att få in ett hållbarhetsperspektiv är ofta en lång process. I Jönköping har vi ett bra utgångsläge för att arrangera hållbara möten, eftersom besökaren enkelt kan resa med kollektivtrafik. De korta avstånden inom stadskärnan gör det lätt att ta sig runt till fots eller på cykel och nästan alla stadens mötesanläggningar och hotell är miljöcertifierade. Hållbarhet handlar inte bara om att tänka på miljön utan det är precis lika viktigt att ta hänsyn till och arbeta med med de sociala och ekonomiska aspekterna.

Viktiga punkter för ett mer hållbart möte

• Välj miljöcertifierade mötesanläggningar och hotell.
• Använd er av checklistor och arbeta med hållbarhet genom hela processen.
• Säkerställ att det är tillgänglighetsanpassat.
• Säkerställ att det erbjuds hållbart och modernt utbud i matväg som tilltalar alla mötesdeltagare.
• Digitalisera innehållet till möten för att minska tryckt material.
• Uppmana deltagare till att samåka till mötet.
• Säkerställ att alla typer av "give-aways" i samband med mötet är hållbara.